谷歌AI 新功能将带入到Workspace#
快速导览#
谷歌把其多模态大模型 Gemini 更深地整合到 Workspace（Docs、Sheets、Slides、Drive），目标是减少人工在表格和文档中的重复录入工作 —— AI 会基于你账户中的邮件、文件和聊天来生成或补全内容，并在侧边栏列出这些“来源”以方便核查。
更新要点#
- Gemini 在 Docs、Sheets、Slides、Drive 中增加更多智能功能，能访问用户的私人文件/邮件/聊天来生成更相关的回答。
- 所有查询将显示“来源”标签，说明 AI 取用信息的具体位置（例如航班确认邮件、聊天记录等）。
- Sheets 可用自然语言生成、填充与补全数据：提供“Drag to fill with Gemini（拖动由 Gemini 填充）”操作，AI 可上网抓取公开信息并填写表格单元格。
- Sheets 中可直接与 Gemini 对话，让其分析原始数据、生成自定义报告或图表（减少对数据透视表的依赖）。
- Slides 支持用自然语言创建或编辑幻灯片，并可自动匹配现有设计风格与内容上下文。
- 企业 Workspace 管理员可以统一控制这些 AI 功能的可用性；个人用户在一定范围内可修改自己的设置。
- 新功能正以 beta 形式在美国向 Gemini AI Ultra/Pro 订阅用户以及部分 Workspace Alpha 测试客户推出（目前仅英文）。
功能详解#
Sheets：自动填充与数据增强#
- 功能概述：在空白或部分缺失的数据单元格上点击，选择弹出选项“Drag to fill with Gemini”，然后选中要填充的单元格区域，Gemini 会自动部署 AI 代理（agent）去爬取公开网络并把每行需要的公开信息填入表格。示例：公司联系人表格中，AI 可为每家公司补充“总部地点 / CEO / 公共联络方式”等公开信息。
- 交互式分析：在 Sheets 侧边栏与 Gemini 对话，比如“把这些原始销售数据做成季度对比图并写一段 3 点总结”，AI 会返回图表与简短报告。
- 优点：大幅减少重复人工复制粘贴与查找公开资料的时间；非程序员也能用自然语言完成以前需写公式或做数据透视表的任务。
Docs：上下文相关生成与来源可追溯#
- Docs 中使用 Gemini 时，它会优先检索与你账户相关的资料（邮件、聊天、已保存文件）来生成内容，例如填写行程模版会直接拉取航班确认邮件、酒店预订等。
- 侧边栏“Sources”选项卡会列出 AI 使用的具体来源，便于你逐条核对与验证 AI 的输出。
Slides：按风格自动生成/编辑幻灯片#
- 用自然语言告诉 Gemini 你想要什么（例如“根据这份季度报告制作 8 张幻灯片，突出三大要点并匹配现有模板风格”），它会生成或调整幻灯片内容，同时尽量按照你现有幻灯片的视觉风格排版。
- 可以让 AI 自动移动设计元素、替换占位文本、补充基于文件内容的要点，减少人为微调工作量。
来源与可核查性#
- 重要变化：与以往只给出“答案”的模型不同，Gemini 会在每次查询后显示它用了哪些“私有来源”（你的邮件、文件、聊天）以及可能的公开来源。这有助于判断信息是否可靠。
管理与隐私设置#
- 企业环境：如果你在公司 Workspace 账号下使用这些应用，企业管理员将可以统一开启或关闭 AI 功能，用户无法在个人设置中逐项禁用管理员强制下的功能。
- 个人用户：可以在本地调整一些 AI 相关设置（参见官方指引）。参考链接：如何调整 Gemini 设置（英文） — https://www.zdnet.com/article/turn-off-gemini-in-google-apps-gmail-photos-chrome/
- 可用性：这些功能目前以 beta 测试形式在美国面向 Gemini AI Ultra/Pro 订阅者，以及部分加入 Gemini Alpha 的 Workspace 客户推出（仅英文支持）。更多官方说明见 Workspace 公告（英文） — https://workspace.google.com/blog/product-announcements/reimagining-content-creation?e=reset
使用场景#
- 市场/销售：从名片或公司列表自动抓取公司主页、地址、联系人并填入 CRM 表格初版。
- 行政/差旅：在 Docs 中自动生成行程表，拉取航班与酒店确认邮件并列出时间线。
- 数据分析：在 Sheets 中通过自然语言让 AI 清洗、分类并生成可视化报告。
- 演示准备：用 Slides 快速把报告要点做成演示稿，并自动对齐设计风格。
注意事项#
- 准确性：虽然 Gemini 会列出来源，但自动抓取的公开信息仍可能过时或不准确，必要时请人工复核。
- 隐私与权限：AI 会读取你的私人邮件/文件/聊天来生成结果，企业管理员对这些 AI 功能有最终控制权，部署时需评估合规与数据访问策略。
- 依赖性风险：过度依赖自动化可能导致对数据质量的忽视，或在关键决策中遗漏人工判断。
功能对比#
| 应用 | 主打功能 | 是否显示来源 | 是否可由企业管理员控制 |
|---|---|---|---|
| Sheets | 自动填充、爬取公开信息、自然语言图表/报告 | 是 | 是 |
| Docs | 基于邮件/文件生成内容、行程填充 | 是 | 是 |
| Slides | 按自然语言生成/编辑幻灯片、匹配风格 | 是 | 是 |
实用提示#
- 在批量填充敏感表格前，先在小样本上测试 AI 的结果准确度。
- 使用“Sources”功能核对 AI 引用的具体邮件或文件，确保来源可信且未泄露敏感信息。
- 企业管理员在推行该类功能前应更新数据访问与合规说明，向员工明确哪些数据会被 AI 读取。
参考阅读#
- Google Workspace 新功能公告（英文）
- 关于如何关闭/调整 Gemini 在 Google 应用的指南（英文）
- 深度比较：Copilot 的 cowork 功能（延伸阅读，英文）